エクセルのソートができない…この方法さえ知っていれば意外と簡単

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エクセルを使って、膨大な量のデータを入力することがあります。

そんなとき、入力した数値や項目がものすごい量になってしまい、見にくくなってしまうことがあります。

 

より見やすいエクセルのデータにするために使えるのが、「ソート」という機能です。

 

ソートは「並び替え」機能のことで、文字通りデータを並べ替えてより見やすいものにするというものです。

 

例えば並び替えをしたいものといえば、一日の売り上げをエクセルに記載している場合などに使えます。

さまざまな種類のものの売り上げをエクセルでまとめていると、ごちゃごちゃになってすごく見にくくなりますよね。

 

そういったときに例えば売り上げた金額が大きい順番や小さい順番に並べ替えると、すごく見やすくなりませんか?

日にちごとに売上金額をまとめて、一か月の間でいつが売り上げが多かったかを見る時などにも使うことができます。

 

大きい、小さい、いわゆる昇順と降順で並び替えるのはとてもカンタンです!

 

まずデータをすべて入力します。

 

そしてエクセルのホームタブの中に、「並び替えとフィルター」というタブがありますのでクリックしましょう。

 

それをクリックすると、昇順、降順がありますので使うものをクリックしましょう。

 

そのとき、あらかじめどこのデータを並び替えたいのかをクリックして選択しておく必要があります。

 

2つ以上の条件を使って並べ替えることもできますよ!

先ほどの「並び替えとフィルター」の中に「ユーザー設定の並び替え」というものがあります。

 

それをクリックして、この条件のときはこう並び替えるという設定をすることができるのです。

 

先ほどの売り上げを並び替える場合、同じ金額のときにこの商品が上に来るようにしたい、ということがありますよね。

 

そういった条件をこのユーザー設定と並び替えのところで入力することができるのです。

 

この並び替え機能をマスターしておけば、データをより見やすく自分なりにまとめていくことができますので、ぜひ活用してみてくださいね!

 

ソートのプルダウンはどうやれば?エクセルのここをクリック!

エクセルでとても便利だな~と感じるのが、プルダウンをつけることができるという点です。

 

さまざまなデータを入れていると、この項目だけに絞り込んで表示させたいなと思うこともありますよね。

私もこのプルダウンはとてもよく使っています。

 

では実際にどのようにこのプルダウンを表示させることができるのでしょうか。

 

まず、プルダウンを表示させたいセルをクリックしておき、

「データ」タブの「フィルター」をクリックします。

 

すると自動でプルダウンが出てきます!これだけなのですごくカンタンですよね。

 

実際にプルダウンを押してみると、チェックボックスを入れる画面が出てきます。

どのデータを表示させたいかによってチェックボックスにチェックを入れて、表示することができるのです。

 

セルも一つだけでなく、この列すべてプルダウンを表示させたいということであれば、すべてを選択しておいてフィルターをクリックすれば、すべてでプルダウンを出すことができます。

 

普段使わなくても私はプルダウンを表示させておいて、いざというときに見やすくできるように設定しています。

 

これもデータが増えてくるとものすごく使える機能です!

 

エクセルでソートしたければボタン一つでできた!

 

今までソートのやり方をご説明してきましたが、実はボタン一つでできる方法もありますのでご紹介しますね!

 

これは細かな設定の必要がない並び替えの場合に使うことができます。

 

例えば名前や生年月日が表に書かれているとします。

名前をあいうえお順にしたい場合、フリガナが書かれているところをどこでもいいからクリックします。

 

そしてデータタブの中にある↓が書かれたボタンをクリックします。

2種類ありますが、あZ↓と書かれたものが昇順、Zあ↓と書かれているものが降順ですので使い分けてくださいね。

 

これはただクリックをするだけで自動で並び替えをしてくれるのでとても便利です。

変則的なものではなく、あいうえお順、ABC順に並べ替えるだけなのであればこのボタン一つで並び替えられますので、覚えておきましょう!

 

まとめ

 

エクセルにはソートというとても便利な機能があります。

これは、膨大な量のデータを自分なりに見やすく並び替えることができるというもので、その並び替え方も自分で決定していくことができます。

 

これはボタン一つでできますので、ぜひ覚えておきましょう。

 

さらにプルダウンを表示してより見やすくすることもできます。

こうしておけば、必要な部分だけ見たい、印刷したいというときにプルダウンから表示を変えて見ることができます。

 

このプルダウン機能はデータの量が増えてくれば増えてくるほどよく使うものになり、必要になってきますので最初から設置しておいてもいいかもしれません。

 

ソート機能をうまく使って、データをまとめていきましょう!

 

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