Wordって苦手!差し込み印刷ができない!実はとってもカンタン!

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Wordを仕事で使っているという方も多いのではないでしょうか。

文章を書いたり、文面を印刷したり案内状を書いたり、いろんなことに使えるので本当に便利ですよね。

 

私もWordは日々使っていて、今では欠かせないツールの一つとなっています。

 

そんなWordは、さまざまな便利な機能がついています。

使いこなせると本当に仕事の効率化になるので、覚えておいて損はないですよ。

 

その一つに、差し込み印刷機能があります。

Wordで案内文を作ることって、意外とありますよね。

そんなときに、あて先や名前の一部だけが違うけれど、文面を同じ、というときに使える機能なんです。

 

これを覚えておくと、大量の案内文の作成やDMの作成が楽ちんになります。

 

しかし使い方がわからない・・・難しそう、と思うかもしれませんが、意外とカンタンにできちゃうんです!

 

そこで、これから差し込み印刷を覚えたいな、という方はぜひ覚えていってくださいね。

 

差し込み印刷でエラーが出ちゃう。Wordを上手に活用して時短!

差し込み印刷を使う場面というのは、主に案内状の作成やDMの作成のときが多いかなと思います。

 

もちろん、案内状はあて先を書かず、配布する全員に同じ文章を配るのはとても楽ですよね。

作った案内状を大量に印刷するだけなので、とてもカンタンです。

 

しかし、案内状に個々に名前が入っていたりすると、「あ、自分のための案内状なんだな」と思って目を通してくれやすくなりますよね。

そこは、案内状やDMを読んでもらうための大きなポイントになります。

 

ただし、配布するこちらとしては手間が増えますよね。

それを解決してくれるのが、差し込み印刷です。

 

差し込み印刷の仕方ですが、まずWordだけでなくExcelも使うので起動しておきましょう。

元々配布先の住所録などがあれば、それを使用しても構いません。

 

もしない場合は、あて先をExcelに入力していきます。

指名、フリガナ、会社名等ですね。

以後住所録として活用できますので、これを機に作っておいてもいいかもしれません。

 

入力ができたら、今度はWordを使います。

まずWordで、あらかじめ案内状の文面を作っておきます。

そのとき、ここに相手の名前や住所を入力する、というところを決めておいて、少しスペースを空けておいてくださいね。

 

ここまでできたら、あとはExcelとWordを関連付けましょう。

 

・Wordの上部に、差し込み文書というタブがありますのでクリックし、「宛名の選択」→「既存のリストを使用」をクリックします。

・「データファイルの選択」のあとに、先ほど作った住所録のExcelをクリックします。

 

・「先頭行をタイトル行として使用する」をクリックし、OKを押します。

 

・再度差し込み文書タブの「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、先ほどの住所録の氏名、住所などのタイトルが表示されます。

 

・それをWord内に表示させたい順にクリックします。先ほど空けておいたスペースに、

<<会社名>> <<所属>> <<役職>> <<氏名>>様

というような表記になると思います。この順番は自分で決められますし、「様」や「御中」をつけるのは忘れないでくださいね。

 

・再度差し込み文書タブで、「結果のプレビュー」を押してみてください。

 

するとExcelの住所録がきちんとWordに反映されていることが確認できます。

このまま印刷を押すと、完了です!!

 

意外と簡単ですよね!

一回やるだけで、住所録全部の印刷ができてしまうので、とても便利です。

 

ただ、うまく印刷できない・・・エラーが出るといったことがあります。

だいたいの理由がExcelとWordがうまく関連付けられていないため、もう一度やり直したり、Excelのデータがきちんと入力されているか確認してくださいね。

 

封筒にもWordを使えば差し込み印刷できるって知ってる?これならDMも楽々!!

 

DMを送るときは、封筒にこの機能が使えたら印刷が楽ですよね~!

これももちろん可能です!

 

・Wordの「ページレイアウト」タブ→「ページ設定」→「文字列の方向」→「縦書き」をクリックします。

 

・「ページ設定」の矢印マーク→をクリックします。

 

・「用紙サイズ」から印刷したい封筒の大きさを選びます。

 

・ここからは、先ほどのExcelとWordを関連付けてください。

すると、プレビューを押すと郵便番号が縦書きになっていますので、

「テキストボックス」タブをクリックし、横書きテキストボックスの描画をクリックします。

これでプレビューを確認してみてくださいね。

 

これで、封筒に印刷されるプレビューを確認し、印刷をクリックしましょう。

カンタンですよね~!

 

まとめ

 

Wordの差し込み文書機能は、案内状やDMを送るためのにとても便利な機能です。

お仕事で使ったり、何か案内をするときにはぜひ使ってみてくださいね!!

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